El WorkFlow

El Flujo de Trabajo (WorkFlow en inglés) es el estudio de los aspectos operacionales de una actividad de trabajo: cómo se estructuran las tareas, cómo se realizan, cuál es su orden correlativo, cómo se sincronizan, cómo fluye la información que soporta las tareas y cómo se le hace seguimiento al cumplimiento de las tareas. En definitiva, el análisis de las distintas tareas y actores que participan en los procesos de negocio.

Un WorkFlow presenta la ventaja de automatizar las distintas secuencias de actividades o tareas que se ven implicadas en la realización de un proceso de negocio, incluyendo el seguimiento del estado de cada una de sus etapas y la aportación de las herramientas necesarias para gestionarlo.

Por lo general se distinguen dos tipos de Workflow:

• Workflow procedimental (también denominado Workflow de producción o Workflow administrativo), que corresponde a procesos de negocios conocidos de la empresa y que está sujeto a procedimientos preestablecidos. En este caso, la dirección del Workflow es más o menos fija.
• Workflow ad hoc, que se basa en un modelo de trabajo de grupo en el cual los protagonistas participan en la decisión de hacia dónde dirigir el Workflow. Aquí la dirección del Worflow es dinámica.

Los objetivos que cualquier WorkFlow son los siguientes:

• Reflejar, mecanizar y automatizar los métodos y organización en el sistema de información.
• Establecer los mecanismos de control y seguimiento de los procedimientos organizativos.
• Independizar el método y flujo de trabajo de las personas que lo ejecutan.
• Facilitar la movilidad del personal.
• Soportar procesos de reingeniería de negocio.
• Agilizar el proceso de intercambio de información y agilizar la toma de decisiones de una organización, empresa o institución.

(Ejemplo de WorkFlow)

Por otra parte, existe el denominado Motor de Workflow, que es una herramienta que permite dar forma y automatizar los procesos de negocio de la empresa. Con este tipo de herramientas se pueden formalizar las reglas comerciales de la empresa para automatizar el proceso de toma de decisiones, es decir, qué rama de Workflow elegir según el contexto.