La Reingeniería de Procesos

Este post pretende dar una visión global de lo que es uno de los paradigmas con más calado en el mundo empresarial actual.

La reingeniería se puede entender como la reconcepción fundamental y el rediseño radical de los procesos de negocio para lograr mejoras dramáticas en medidas de desempeño tales como en costos, calidad, servicio y rapidez.

Otra aproximación similar podría ser que constituye una recreación y reconfiguración de las actividades y procesos de la empresa, lo cual implica volver a crear y configurar de manera radical él o los sistemas de la compañía a los efectos de lograr incrementos significativos, y en un corto período de tiempo, en materia de rentabilidad, productividad, tiempo de respuesta, y calidad, lo cual implica la obtención de ventajas competitivas.

Tal y como se contempla en ambas definiciones, la reingeniería está orientada a los procesos, no a las tareas, de la forma en que un proceso se describe como un conjunto de tareas, actividades o acciones interrelacionadas entre sí que, a partir de una o varias entradas de información, materiales o de salidas de otros procesos, dan lugar a una o varias salidas también de materiales (productos) o información con un valor añadido.

El punto de partida para el éxito organizacional es tener procesos bien diseñados. El rediseño es un factor inherente a la reingeniería. Por contra, la principal advertencia de la reingeniería es que si uno no está convencido de llevarla a cabo o de sus bondades, lo mejor es ni siquiera empezar el cambio, porque entonces podemos quedarnos en el peor de ambos mundos.

Este paradigma no presenta modelos o metodologías de desarrollo, sino que cada ingenierio tiene que hacer su propio proyecto. Bien es cierto que sí existen una serie de pautas o principios de índole universal que son susceptibles de ser aplicados en la práctica totalidad de las organizaciones, al igual que se puede emplear la experiencia como factor clave para guiar este tipo de proyectos.

Así mismo se pueden establecer un conjunto de etapas que sí son comunes a todos los proyectos de reingeniería:

1. Preparación: Definir las metas y los objetivos estratégicos que justifiquen la reingeniería y los vínculos entre los resultados de la reingeniería y los resultados de la organización.
2. Identificación: El propósito de esta etapa es el desarrollo de un modelo orientado al cliente, identifica procesos específicos y que agregan valor. Aquí se incluye la definición de clientes, procesos, rendimiento, éxito, recursos, etc. Además requiere un conocimiento profundo de toda la empresa y sus procesos.
3. Visión: El propósito de esta etapa es desarrollar una visión del proceso capaz de producir un avance decisivo en rendimiento. La visión del nuevo proceso debe ser comprensible para todo el personal, describir las características primarias del proceso, debe ser motivadora e inspiradora
4. Solución: En esta etapa se produce un diseño técnico y un diseño cultural-organizacional de la empresa. El diseño social necesariamente debe ser realizado al mismo tiempo que el técnico, pues para que un proceso sea eficaz, estos diseños deben ser congruentes.
5. Transformación: El propósito de esta etapa es realizar la visión del proceso implementando el diseño de la etapa 4.

Por último, vamos a enumerar los trece principios básicos según los que se rige la reingeniería:

• Consiste en empezar de cero, en una hoja en blanco: se considera que todo lo anterior estaba mal hecho, en base a los resultados obtenidos.
• Consiste en cambios radicales, brutales, espectaculares: cambios de 100%, no de cambios incrementales de 20 o 30%.
• Está enfocada a procesos, no a departamentos o áreas, trabajos, personas o estructuras.
• Tiene una visión global, viendo los procesos desde una perspectiva integral.
• La división del trabajo ya no funciona, no se trabaja en serie, sino de forma integrada y dinámica. Los actores han de ser capaces de desempeñar más de un rol.
• Es enemiga de la especialización. Es multiespecialización (generalista), pues lo contrario lleva a la pérdida de flexibilidad.
• Se apoya en el principio de la incertidumbre (Teoría del Caos): se basa en la intuición y en el supuesto de que no existe nada establecido ni predeterminado.
• Su herramienta principal es la destrucción creativa: lo anterior ya no funciona y por lo tanto hay que destruirlo, pero de una manera creativa, construyendo los nuevos procesos.
• No hay un "modelo de reingeniería": cada uno tiene que hacer su propio proyecto de reingeniería.
• Lo más importante es un cambio de mentalidad o de enfoque: no debemos pensar en tareas aisladas, sino en procesos integrados.
• En un primer momento debe realizarse de arriba hacia abajo: iniciado por el gerente de la organización, dado que si no se canalizan poder y recursos no prosperará.
• En un segundo momento, la reingeniería requiere un impulso en sentido inverso, de abajo hacia arriba: si no involucra a todos los miembros de la organización fracasará, porque estos lo boicotearán, lo sabotearán o lo harán más lento.
• Si uno no está convencido es mejor no hacer reingeniería: los resultados pueden ser desastrosos, ya que se desmantelaría lo que funcionaba en el pasado y no se acabaría de instalar los nuevos procesos.